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会議は企業の頭脳が集まる場です。働く人たちが集まり、接客も生産も事務作業もせずに手を休めて情報交換する場です。何も生み出さず、ただ話をするだけでは、単なる人件費のムダ遣いになってしまいます。会議で効果的、効率的に情報交換し、適切な意思決定をするためには、どのようにすればよいでしょうか？どのようにすれば会議を、有意義で生産性の高いものにできるでしょうか？
会議を有意義で生産性の高いものにするためには、１．会議前にメールなどで伝えることができる情報はあらかじめ伝えておく、２．会議の目的とゴールを明確にする、３．発言や議論のしかたは制限時間とルールを決めておく、４．議事録にフォローアップと納期を明確にしておく、の４つが大切だといわれています。
場合によっては、会議そのものが必要かどうかも考えた方がいいかもしれません。
大切なのは、過去の固定観念を捨て、企業として一番良い社内コミュニケーションや意思決定の方法を見つけ出していくことです。
会議を単なる情報伝達の場にするのは時間の無駄です。会議前に伝えることができる情報は、すべて伝えておきましょう。そして、会議ではすでに伝えられた情報に基づく意見交換や議論を行いましょう。それだけで、ただ情報を伝えるだけの時間、情報を理解するための時間を会議の時間から省略することができます。
何のための会議か、どんな成果を得るための会議なのか、会議をしようとする人はその目的とゴールを明確にしておきましょう。会議を開催するときは、その目的とゴールをあらかじめ全員に通知しておきましょう。何のための、どんな成果をめざす会議かを全員がちゃんと理解しているかどうかで、会議の成果が大きく違ってきます。
会議には必ず、あらかじめ制限時間と、発言や議論に関するルールを決めておきましょう。制限時間を決めるのは会議にメリハリをつけるためです。また、「議題と関係のない話」をしないとか、「やらない言い訳」を言わないとか、「否定的な意見」を言わないとか、ルールを決めると会議の流れが違ってきます。いろいろなルールを試して、効果の高いルールを採用していくようにしてみましょう。
会議によって現状の課題とやるべきことが見えてきたとき、その課題にきちんと対処することが大切です。課題については、誰がいつまでにやるのかを決めて、会議後速やかに関係者に周知しましょう。会議が終わったら課題がほったらかしにならないよう、ちゃんと納期を決めてフォローアップしましょう。フォローアップがしっかりできるかどうかで、会議の成果は大きく違ってきます。
