ホーム＞トピックス＞2023年1月 ＤＸ化はどこまで進められる？
ＤＸ化はどこまで進められるでしょうか。ＤＸ化によって仕事の流れはどのように変わるでしょうか。ＤＸ化を推進することは企業にとってどのような効果があるでしょうか。一方で、ＤＸ化の推進は企業にとってどのようなリスクがあるでしょうか。ＤＸ化が進んだ企業、あるいは遅れた企業は、これからどのようになっていくでしょうか。ここでは企業の業務がどこまでＤＸ化できるか、そしてＤＸ化がもたらす企業経営への影響について考えてみます。
ＤＸ化は進めようとすればいくらでも進められます。そこに限界はあるわけではありません。
ＤＸ化の進み具合を左右するのは、経営者です。企業のＤＸ化が進むか、進まないかは、経営者が進めようとしているか、していないか次第です。企業のＤＸ化が進まないとすれば、その最大の原因は経営者がＤＸ化の必要性を理解していないからです。
ＤＸ化を進めることができるのなら、可能な限り早めに進めましょう。必要になってからＤＸ化を進めようとしても、後手後手になって苦しくなるだけです。追い詰められてからＤＸ化を始めても、うまくいくものではありません。コロナなどで人の行動規制が始まってからテレワークやオンライン会議にあわてて取り組むのでは遅すぎです。慢性的な人手不足になってからＤＸによる省力化に取り組もうとしても手遅れです。お客さんがいなくなってからオンラインマーケティングを始めてもスグには集客できません。若い人材が集まらなくて社内がどんどん高齢化してからＤＸ化に取り組もうとしても、なかなか業務効率は上がらず、若い世代から時代遅れの会社だと思われてしまうだけです。経営が苦しくなってしまってからでは、ＤＸ化を進めるための予算も出せなくなるかもしれません。
大切なのは、先手を打つこと。特に、ライバル企業より一歩だけでも先に行くことです。
ＤＸ化の目的は、「ライバルに差をつける」ことです。企業はどこまでＤＸ化を進めるべきか。その問いに答えがあるとすれば、「ライバルに差をつけるまで進める」の一言に尽きるかもしれません。差をつけられる前に、差をつけましょう。
ＤＸ化によって仕事の流れは大きく変わります。しかし、今までの仕事のやり方が急になくなってしまうわけではありません。当面の間は古いオーソドックスな仕事のやりかたと、新しいＤＸ化された仕事のやり方を並行して進めることになります。企業としては業務が一本化されず選択肢が増えてしまい、考えるべきものごとが多くなります。面倒くさいと思うかもしれませんが、選択肢が少ないライバル企業よりも仕事の幅が拡がるので自由度は上がります。社員にとっても、選択肢を増やすことで考えるクセをつけさせることは悪いことではありません。また、オーソドックスな仕事のやり方とＤＸ化された仕事のやり方で社内競争をしてみるのも刺激になるかもしれません。
業務の選択肢が多ければ、世の中の状況や顧客の変化に合わせて最適なやり方を選ぶことができます。また、何か社会で大きな出来事があったとき、ある一つの仕事のやり方ができなくなったときに、事業がストップするのを防ぐことができます。
ＤＸ化の推進にもリスクがあります。ＤＸ化を始めたばかりのころは社内で業務の混乱が起きやすく、かえって効率が悪くなることもあります。ＤＸ化とともに今までの仕事のやりかたを捨ててしまうと、今までのやり方が気に入っていたお客さんが離れていってしまいます。また、古い仕事のやり方に慣れたベテラン社員はＤＸによる仕事のやり方が苦手で、年上の上司が部下に古い仕事のやり方を強要したり、新しい仕事のやり方に慣れた社員が古いやり方に固執する他の社員を馬鹿にしたりすることで、社員のモチベーションやチームワークが悪化しやすくなります。あるいは、ＤＸ化した業務システムに依存しすぎると、社員が思考停止しやすくなるおそれもあります。システムに間違いがあると、ずっと間違ったアウトプットを出し続けるかもしれません。
私たちは、このようにＤＸ化が持つ効果やリスクを踏まえたうえで、今までの業務を見直してＤＸ化の推進を考えていく必要があります。
ここではＤＸ化推進によって従来業務がどのように変わっていくかについて考えてみましょう。
勤怠管理とは社員の出勤状況を管理することです。勤怠管理をするのは勤務状況を把握し、給与や人件費を算出するとともに、業務効率や労働状況の改善を図るためです。具体的には出勤・退勤時間の記録から出勤日数、法定内労働時間および法定外すなわち残業・休日・深夜労働時間などの労働時間の算出、また欠勤や遅刻、早退など、あるいは有給休暇の取得および有給残などを管理していきます。
古くから行われてきた古典的な方法はタイムカードへの打刻です。タイムカードは打刻器に差し込むことで日々の出勤時刻と退勤時刻を記録することができる用紙です。タイムカードは簡単で手軽に勤務記録をつけられる一方で、打刻忘れや打刻間違い、あるいは不正が行われやすいです。また出勤日数、法定内外の労働時間などはタイムカードを見ながら人間が計算する必要があります。そのため集計計算に手数がかかり、計算間違いをしやすいリスクがあります。欠勤か有給休暇かの判別はタイムカードに書かれていないので、上司と本人の確認のうえで事務担当がタイムカードに書き込むか、別紙で管理しなくてはなりません。紙による勤務管理は書類を増やし、管理を繁雑化しますし、事務担当がタイムカードを確認して勤務時間の計算をするために出勤しなければならなくなり、テレワーク化への障害になります。さらに、事務担当がタイムカードを見て労働時間を計算するまで残業時間を把握していないことも多いので、いつのまにか残業が上限規制をオーバーしてしまうこともあります。場合によってはそれが違法になってしまうかもしれません。
そもそも、紙のタイムカードを使うこと自体が、特定の場所である職場に出勤することを前提にしていますので、テレワーク社員の勤怠管理などには対応できません。
給与計算をするときは、タイムカードから得られた勤務データを給与計算ソフトに入力しなおす必要があります。業務効率や労働状況の改善を検討するにしても、表計算ソフトなどにデータを入力して表をつくっていかなくてはなりません。データを別のソフトに移し替えるだけの作業にも時間がかかりますし、データ移し替えによる入力ミスの可能性も増えやすいです。
もはやタイムカードによる勤怠管理は時代遅れの遺物と言わざるを得ないかもしれません。
勤怠管理のＤＸ化によって業務はどう変わるでしょうか。まずは出勤・退勤記録をタイムカード打刻からコンピューターなどのソフトウエアへの直接入力へ変更します。企業によっては社員のＩＤカードをかざすことで出退勤を記録できるシステムを導入しているところもあります。中小企業では会社の入り口に置いてあるパソコンに出退勤をマウスでクリック入力させるところもあります。最近では無料で利用できるスマホの勤怠管理アプリもあるようです。
日々の出退勤記録が電子データとしてアプリに蓄積されるので、事務担当が計算しなくても労働時間の状況を毎日チェックすることができます。残業時間なども上限を設定しておけば、残業オーバーになってしまう前にアラートを出すことができます。アプリを活用すれば有給の管理も別紙ではなく一括してできることでしょう。給与計算も労働時間のデータをそのまま流せるのでスムーズです。派遣会社であれば派遣料金の計算もスムーズにできることでしょう。
業務効率や労働状況の改善についても、データをリアルタイムで分析することができます。データに基づく経営判断、意思決定がより正確に、素早く行うことが可能になります。しかもそれが、今までよりはるかに少ない事務作業量で実現できます。勤怠管理のＤＸ化は事務作業コストの削減にも貢献します。
勤怠管理のＤＸ化は働き方の幅を拡げます。クラウドを活用すれば、テレワークなど在宅で働く人にも勤怠管理を適用することができます。どのように働くかの選択肢が増えることで、より効率のより仕事のやり方を今までにない発想で見つけ出すことができるかもしれません。
業務管理とは会社の業務を管理することです。業務管理をするのは会社の経営資源を適切に配分し、業務効率・生産性を高めることで、企業利益を最適化していくためです。具体的には企業活動にかかわるさまざまな業務、例えば仕入れ、社内作業、在庫管理、販売、経理、そして人材配置などを管理していきます。大切なのは、それぞれの業務はお互いに影響しあっており、企業として生産性を高めるためには全体最適化が必要だということです。
仕入れ、社内作業、在庫管理、販売、経理、そして人材配置などが紙によって管理されていた時代はどうだったでしょうか。業務を効率的に管理するためのデータがなかなか集計・共有されないため、社内の非効率やムダがそのままになっていました。部署間の連絡・連携がうまくいかないだけでなく、部署内でも情報共有が行われなかったりしました。過剰生産や過剰在庫、逆に在庫不足による販売機会損失などは珍しくありませんでした。同じ社内でもある部署は忙しすぎて人手不足、でも他の部署は仕事が少なく社員が暇つぶししている、というのも良くある話でした。
業務管理のＤＸ化によって業務はどう変わるでしょうか。まずは業務管理するためのデータがリアルタイムで電子化されます。仕入れの状況、社内作業の進捗、在庫状況、商品・サービスの売れゆき、商品・サービスごとの利益率、あるいはそれぞれの部門での忙しさの状況と発生コストなどが電子情報として蓄積されていきます。データ集計が速くなり、部署間の情報共有による連絡・連携もしやすくなります。情報がリアルタイムで入ってくれば、分析や対策もリアルタイムでできるようになります。過剰在庫や販売機会損失を極力減らす取り組みや、人材を適切に配置する取り組みもタイムリーにできるようになります。いままでは情報分析にとても手間取っていたのが、分析スピードが速くなることで経営判断や対策実施もより速く的確にしていくことができるのです。
マーケティングとは市場とその動向を調査し、その中で消費者の満たされない気持ちを見つけだし、その満たされない消費者の気持ちを満たすような商品やサービスをつくりだすことです。マーケティングをするのは消費者の満足が高まるような商品・サービスを提供するため、それによってライバル企業と差をつけ、消費者を惹きつけて売り上げ・利益を伸ばしていくためです。市場調査では、市場に出ている商品、サービスの性能・品質・コスト等と消費者によるそれらの評価や消費行動を調査していきます。消費者の満たされない気持ちを見つけ出すためには、ロールプレイやテスト、あるいは消費者へのアンケートなどでデータを集め、顧客の満足度や不満を推定していきます。消費者の満足が高まるような商品・サービスをつくりだしていくには、顧客が不満に感じていると思われる点を重点的に、ブレインストーミングなどのアイデア会、試作、モニタリングテストと改良などをくり返して不満の解決を図っていきます。つまり、マーケティングには「調べる（市場調査）」、「見つける（不満抽出）」、「解決する（新商品・サービスの開発）」の３つのステップがあり、それらを連携させることで今までより競争力の高い商品・サービスをつくりだしていくのです。
ＤＸ化が進んでいない状況下でのマーケティングは大変で高コストですし、往々にして不正確になります。
まず「調べる（市場調査）」ことに大変な労力と時間がかかります。市場調査には大きなコストがかかり、簡単にできることではありません。ある程度データが集まってもサンプル数が少なすぎたり、偏っていたりすることがほとんどです。データそのものが間違っていることも珍しくなく、マーケティング結果も間違ったものになりやすいです。ＤＸ化が進んでいない状況下では、市場調査にはある程度妥協せざるを得ず、データが不正確であることもある程度は承知のうえで分析する必要があります。
「見つける（不満抽出）」ためには、データの分析力よりも人の感性が求められます。ＤＸ化が進んでいない状況下ではデータを調べるだけでも大変で、分析もなかなか進みません。データ分析するよりも、実際に消費者にふれあい、直接聞いてみた方が手っ取り早いかもしれません。「この商品、ここがおかしいんじゃないの？」、そんな消費者の一言が新商品開発の大きなヒントになることもあります。また、自分自身が消費者になり、商品を使い、サービスを受けてみることも有効かもしれません。データを見て分析するより、実際に体験してみたほうが市場の不満を見つけやすかったりします。
「解決する（新商品・サービスの開発）」ためにはアイデアを出して企画・設計・試作し、テストと改良を繰り返す必要があります。開発には相当のコストがかかりますし、出来上がった新商品やサービスが市場で受け入れられる保証はありません。新商品・サービスの開発は企業にとってリスクのある活動です。
自社で独自に商品・サービスを開発するのではなく、他社が出した新商品をマネする企業も多いです。いわゆる他社のパクリです。パクリ企業が多いのは、自社で独自に新商品開発するよりも他社に追従した方が安全で、ハズレの商品を出してしまうリスクが少ないからです。パクリのことをマーケティングだと思っている企業もあるくらいです。とりわけ、マーケティングに大きなコストがかかる状況下では、パクリ企業は増えやすくなります。
マーケティングのＤＸ化によって業務はどう変わるでしょうか。まずは「調べる（市場調査）」ことが容易になり、スピードアップが図れます。データも十分にあり、分析もしやすい状況であれば、それをマーケティングに活用しない手はありません。
「見つける（不満抽出）」のもＤＸ化によってそのプロセスが大きく変わります。ビッグデータの分析も容易になりますし、分析ソフト（アプリ）も進化しています。データに対して様々な分析をしていくことで、従来では見つけられなかった消費者の不満に気付くかもしれません。
「解決する（新商品・サービスの開発）」ためにはコンピューターシミュレーションの徹底活用が効果をあげています。設計・試作してテストしなくても、シミュレーションによってある程度新しいアイデア商品の効果や課題が予測できるので、開発コストや新商品のリスクについてかなりの低減を図ることができます。
ただ、マーケティングをＤＸ化していくのも良いですが、消費者と直接触れあう活動や実際に消費体験してみる活動をやめていいわけではありません。消費者と直接触れ合ったり、実際に消費体験せずにただデータを分析するだけでは、消費者の気持ちとズレた感覚で商品開発をしてしまうおそれがあります。
また、ＤＸ化が進むとパクリもやりやすくなります。従来以上にパクリに依存する企業が増えてくるかもしれません。ＤＸ化が進む時代でマーケティングによって新商品開発をする場合は、簡単には他社にパクられないような工夫をしていく必要があるでしょう。ＤＸ化が進んだ社会では、いわゆる「お客さんには見えやすく、ライバルには見えにくい違い」を商品・サービスに付加していくことが市場競争におけるポイントになってくるかもしれません。
求人とは企業業務に必要な人材を外に求めること、人事とは企業の人材についてそれぞれの能力や意志および企業のニーズを勘案してその地位や役割を割り振っていくこと、そして教育とは人材を教え育てていくことをいいます。企業を支えるのは人です。良い人材を集め、適材を適所に配置し、しっかり教え育てることで人材の価値を高めていくことが企業の成長には不可欠です。求人・人事・教育をおろそかにする企業は成長できません。企業が継続的に健全な成長をしていくためにも、より良い人材が集まるような工夫、適材を適所に配置する工夫、人材がしっかり学び育っていくような工夫をしていくことが大切です。
ＤＸ化が進んでいない状況下での求人・人事・教育業務は非効率で、科学的ではなく、まともにやろうとすればするほど大変です。
まず、求人には大きなコストと労力がかかります。求人広告を出し、応募してきた人たちの履歴書を一つ一つチェックし、入社試験や面接などを通じて評価し、合格者には採用通知を出して入社日を取り決めて受け入れ準備をします。すべてが紙で行われていたかつての時代は、求人・採用活動はとても大変な労力がかかったことでしょう。書類選考での見落としや勘違いも発生しやすいです。また、面接者の主観で採用・不採用が決まってしまうことも珍しくありません。
人事も大変です。適材を適所に配置しようと思っても、情報が不十分な中ではうまくいきません。社員や関係部署とのコミュニケーションが不十分だと人材配置に不備が生じ、企業内に歪み・不協和音が発生しやすくなります。人事上の不満も発生しやすく、チームワークが悪くなって企業の生産性低下につながることもあります。より良い人材配置を実現するためにも、社員や人材情報の充実と関係部署との密接なコミュニケーションが不可欠です。
ＤＸ化が進んでいない企業では、社員の教育・育成の体系化がむつかしく、スキルアップは本人まかせになりがちです。社員教育が進んでいないからＤＸ化が進まない。ＤＸ化が進まないからさらに社員教育が進まない、と負のスパイラルに陥ってしまいます。社員教育が進まなければ人材の価値が高まらず、企業の成長が止まってしまいます。
求人・人事・教育のＤＸ化によって業務はどう変わるでしょうか。まずは求人・採用活動が大きく変わります。従来のような、紙媒体に求人広告を出し、履歴書を郵送させて書類選考し、直接来社してもらって入社テストや面接をするような企業はもはや時代遅れといっていいかもしれません。今まで企業がやってきたことはＤＸ化によって大幅に変化します。ソーシャルメディアを駆使しての、若い世代などの企業が求める人材層とのコミュニケーションからすでに求人活動は始まっています。ＤＸ化によって求人とマーケティングが一体になるのです。履歴書も郵送ではなくオンラインで送付してもらい、また入社テストや面接もオンラインで実施することが可能です。場合によっては、海外の優秀な人物をテレワーク専用の人材として採用し、その国に生活したままで働いてもらうということも実現可能です。ＤＸ化によって求人や採用のしかた、考え方が根本から変わるのです。
人事もＤＸ推進によって大きく変化します。ＤＸ化によって従業員の能力や意志および企業の業務ニーズの把握がやりやすくなります。ＤＸが進んだ企業ではそもそも人材を特定の部署に固定的に所属させる必要は無いかもしれません。人材一人一人の能力や意志を把握するとともに、企業で進められる業務ニーズの変化を見て、日々タイムリーに適材を適所に配置していくことも可能なはずです。オフィスの部屋割りや机の配置に関係なく人材配置してもいいはずです。大切なのは、人材側のスキルや要望と企業の業務ニーズをタイムリーにマッチングさせることです。そのためにＤＸ化が大きな役割を担うと期待されています。
社員教育もＤＸ化が進んでいるか、進んでいないかで大きな差が出ます。まずは社員の学歴、職歴、資格取得状況などが電子データで記録されれば、社内の人材がどの程度のスキルを持っているかがいつでも検索できるようになります。また、ビデオラーニング（あるいはeラーニング）、オンライン講習会、オンラインでのスキルチェックなどで、人材のスキルアップと現状の能力確認がしやすくなります。社員の個別のスキルやチームワークの状況が把握しやすくなるので、企業全体としてどんな教育が足りないのか、どんな教育をすれば企業がもっと良くなるかも見えやすくなります。
ＤＸ化が進んだ企業、遅れた企業はどうなっていくでしょうか？
まずは経営のスピードが大きく変わります。ＤＸ化が進んだ企業はますますスピードが速くなり、遅れた企業はますます時代遅れになっていきます。
ＤＸ化が進んだ企業から見れば、遅れた企業のやっていることは丸見えです。でも、ＤＸ化が遅れた企業は、ＤＸ化が進んだ企業のやっていることがまるで見えなくなります。ＤＸ化が進んでいるか、進んでいないかによって、大きな情報格差が発生するので、見える世界が全然違ってくるのです。ライバル企業との競争においては、ＤＸ化が進んだ企業の方が圧倒的に有利になります。
ＤＸ化を推進しようとすると初期コストがかかります。最初のうちは仕事のやり方が変わることに抵抗する従業員もいるので、かえって社内の効率は低下してしまうかもしれません。しかし、初期の困難を乗り越えてＤＸ化が軌道に乗れは、さまざまな社内業務を改革していくことで、コストを削減しながら、同時に品質や信頼性を向上させていくことができます。
つまり、ＤＸ化が軌道に乗れば、ＤＸ化が進んでいない他社よりも企業の利益率や品質を高めることができます。ＤＸ化が進んだ企業は、利益を確保しながら他社との競争に勝ち残っていくことができます。
ＤＸ化が進んだ企業はより優秀な人材を集めることができます。一方で、ＤＸ化が遅れた企業は優秀な人材を集めるのが難しくなります。人材育成のレベルもＤＸ化が進んでいるか、いないかで大きな差がつきます。
ＤＸ化を進めるか、進めないかは、もはや企業が競争に勝ち残っていくか、それとも滅び去っていくかを決める重大な経営判断といっても過言ではありません。
くり返しになりますが、ＤＸ化の目的はライバル企業に差をつけることです。差をつけられる前に、差をつけましょう。
